私が広告業界から不動産業界へやってきたこともあり、デジタル化を進めることの重要性は認識していました。デジタル化の推進役を誰が担うかという悩みがありましたが、システム担当者である寳島さんと考えが合致し、当社のデジタル化を共に推進していくことになりました。
　そんなとき事務局のHPを見てIT導入補助金の存在を知り、経営課題を解決するツールを導入することを検討し始めました。

当社が導入したツールはクラウド型会計ソフトの「freee」です。次期基幹システムのSalesforceと連携させることで情報の一元化・業務効率化を推進するために導入しました。
　従業員がデータを属人的に抱え、情報が集約されていない点が当社の課題であり、2021年頃から情報の一元化について社内で議論していました。従来使っていた基幹システムを見直す時期が来ていたこともあり、Salesforceへの移行を進めています。
　Salesforceで管理しきれない内容については別システムと連携することで対応し、会計ソフトはfreeeが当社に適したツールであると考え、Salesforce導入の翌年にIT導入補助金を利用して、freeeを導入したという経緯です。
　このツールを導入することで、従来からの業務内容やフローが変わってしまうため、社内では様々な反応がありました。ただ当社が今後数十年存続していくためには必要なことであり、未来をとる選択をするのだと説明を重ね、ツール導入に踏み切りました。人員を削減するためのデジタル化ではなく、社員一人ひとりが価値発揮するためのデジタル化であると考えています。

ソフト導入にあたり、社員の意識や社内制度について改革が進んだと感じています。業務の方法やシステムを変えるなかで、最も大事にしたかったことは社員に誠実に向き合うことでした。適宜会議の場を設け、説明を重ねた結果、会社としてデジタル化を進めるという方針が浸透してきたように感じています。また経営課題解決のため、評価基準の変更といった制度改革も行いました。

現状、現場でツールを使っているわけではなく構築の段階のため、具体的な効果が出る段階は今後ですね。賃貸管理や入居者対応において、金銭の流れやいつどのような内容の入電があったか等分かりやすく管理できる想定です。

業務面でいくと、まだ想定ではありますが、しっかりと運用できるようになった後には、定型業務である家賃管理業務が全体の7割程度占めているところ、Salesforceとfreeeを連携させ定型処理を自動化することで1割程度へと削減できる見込みです。効率化できる部分は自動で処理し、人が見なければいけない部分に絞ったチェックに変えていければと考えています。

入居者様の受け入れや解約などの対応について、現在は電話とFAXで行っているのですが、そういうアナログ業務も削減していければと思っています。例えば固定電話とSalesforceをリンクさせて工数を削減しつつ情報管理するなどです。社内にある散らばった情報を一元管理するために出来ることはまだまだありそうです。

今回IT導入補助金の申し込みができたことは本当に大きいことだったと考えています。補助金がなければfreeeの導入が先延ばしになっていたかもしれません。数十年先の当社の未来を見据えて新システムを導入するというチャレンジができたことを嬉しく思います。